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 天图科技  解决方案

中国五矿集团公司档案数字化建设案例

[ 20141024发布 ]  [ 解决方案栏目 ]  [ 1808阅读 ]  [ 来源:jxtt1001.com ]

水泥到鼠标:原始档案数字化
没有矿石,哪来的钢材?没有档案的数字化基础工作,数字档案馆从何建设?天图在制定好框架后,就迅速对五矿集团库存档案进行了统一扫描。虽然这里面有大量繁杂、细微末节的工作,比如拆钉、对起卷的抚平、对受损的档案进行修复、对没有加工的进行补充……但天图的扫描组工作人员通过其专业的技能与认真负责的态度完成了此项工作,令还原度超越了99.9%纯金纯度。

五矿集团新闻办的相关同志,也按照档案管理要求,将归档的录音录像带转制为光盘提交给档案室。这些资料信息化将大大提高档案的利用率和检索的效率。在原始档案完成数字化入库之后,天图对资料进行了批量ocr光学文字识别,将扫描的图片全部变成了文字,并进行了耐心的校对,这为建立全文索引打下了牢固的基础。

鼠标到鼠标:电子档案一体化
经过努力,天图帮助五矿集团公司档案室与京内二级单位实现了电子档案与oa系统的无缝整合、自动归档与一体化。五矿集团采用的是lotus办公系统,东方飞扬的档案管理系统可以与之无缝整合,让oa系统中的条目信息、电子文件以及办理过程中的相关意见等均通过档案服务器的接口程序自动转换到档案管理系统中。
为了不影响oa系统和档案管理系统的运行效率,天图为接口代理程序提供了工作时间设定功能,目前五矿将其设定在每天深夜自动运行。从oa系统中将文件数据自动读取到档案系统后,五矿的所有档案管理人员均在档案管理软件中进行年度档案的鉴定和整理工作,经过软件的半自动处理形成“逻辑归档”的档案数据。管理人员再将实体的纸质档案按照已经形成的归档条目装盒,并从档案管理软件中打印各种存档用的目录。这样占据五矿档案数量最大的年度文书档案就轻松完成了归档工作。

除了自动归档外,天图的档案系统也较好的与五矿集团的oa系统进行了流程整合。档案相关的查阅、借阅审批意见可以通过接口发送到oa系统中,引发相应的流程审批。审批结果传递到档案系统中后,由档案人员进行临时赋权,赋权同时通过五矿集团的手机短信平台将临时的查询密码发送给申请者。

提升使用率:统一登录与用户权限管理
怎样提升档案的使用率?那就是“随时、随地”。由于五矿集团员工最常接触的仍然是oa办公系统,因此,天图与五矿集团档案室管理人员制定了“ldap统一登录”的策略,令档案管理系统担当了幕后英雄的角色。五矿工作人员登陆日常办公的oa系统后,可在其中直接查询自己需要的档案资料。

而对于一些密集不等的档案,天图管理系统则与lotus oa系统无缝整合,触发自动流程处理。如针对某份档案没有原文查看的权限,用户可提起查询申请。申请的信息在oa系统中自动发起一个审批流程,审批通过后,档案管理软件接到信息并由档案管理员设定一个临时的访问密码。当档案管理员一旦点击“确定”按钮后,系统则自动将临时访问的密码和档案的标题通过邮件和手机短信同时发送给申请者。

这些系统通过整合,给五矿集团的档案查询带来了极大的方便,在任何时间在自己的办公桌上即可查到所需要的档案,通过全文检索,档案查全率与查准率均大幅提升,降低了传统档案查询中由于操作出现的误差,而档案查询,也最快可在30秒见到结果,与以往有天壤之别。

让正确的人做正确的事:解放档案管理者
传统的档案管理工作繁杂而沉重,令档案管理者80%的时间都用于整理上,因此是对社会资源的一种极大浪费。而通过天图的综合档案管理系统,五矿集团很好地进行了二次开发,实现了档案管理的一个大的转变。新的系统具备全方位的档案业务流程管理功能,提供了如建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。同时集成了专业的全文检索系统,能够实现在权限范围内直接针对档案内容进行检索。能够让档案管理者不再受累于传统的整理工作,可以将重心放在档案的管理上来。

新创举:档案专属网站
五矿集团非常注重档案利用与宣传,为此五矿档案室有了一个新创举。在天图的帮助下,档案室成功配置了动态新闻发布系统。档案人员仅需在后台录入相关信息和图片,网站则自动将信息进行套用模板和发布,可及时迅速地展现档案编研成果。

小网站大功效。档案专属网站不仅吸引了员工的眼球,也作为历史的转折点见证了五矿集团档案信息化系统的开通。国家档案局经科司副司长、国家发改委文档处处长以及其它国资委的大型央企的文档处处长一起参加了开通仪式。五矿集团第13任总裁——周中枢,国内最注重信息化的总裁之一,点击开启的按钮后,档案网站自动跳出铺满了屏幕,在第一栏的照片档案编研成果中正是中国五矿集团公司历任的13任总裁的照片和简介。
 
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